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Le RGPD oblige-t-il à avoir un destructeur de documents ?
Pas explicitement. Il exige que les données personnelles soient détruites de façon sûre et irréversible (article 32). Un destructeur à coupe croisée P-4 est le moyen le plus simple pour le papier ; un prestataire certifié est l'alternative pour les gros volumes.
Quel niveau DIN choisir pour être conforme au RGPD ?
P-4 au minimum pour des données personnelles courantes (clients, RH, courriers), et P-5 ou plus pour des données sensibles (santé, finances, judiciaire). Le RGPD ne fixe pas de niveau, mais c'est le standard professionnel reconnu.
Quelles sanctions en cas de mauvaise destruction de documents ?
Si un document mal détruit laisse fuiter des données personnelles, la CNIL peut sanctionner un manquement à la sécurité ou à la déclaration de la violation (jusqu'à 10 millions d'euros ou 2 % du chiffre d'affaires annuel mondial), voire aux principes du RGPD, comme la confidentialité (jusqu'à 20 millions d'euros ou 4 %). S'y ajoute l'atteinte à la réputation.
Peut-on jeter des documents contenant des données personnelles à la corbeille ?
Non. Ils restent lisibles et reconstituables : c'est une faille de conformité RGPD. Ils doivent être détruits de façon irréversible, avec un destructeur P-4 minimum ou via un prestataire de destruction certifié.
Combien de temps garder un document avant de le détruire ?
Le temps nécessaire à son usage, et au moins la durée imposée par la loi : 10 ans pour les pièces comptables et factures, 5 ans pour les bulletins de paie ; la CNIL recommande 3 ans après le dernier contact pour les données de prospects et 2 ans pour les candidatures non retenues. Passé ce délai, les documents contenant des données personnelles doivent être détruits.
Une collectivité peut-elle détruire ses archives librement ?
Non. Les documents d'une collectivité ou d'un établissement public sont des archives publiques : leur destruction exige un visa d'élimination du service d'archives compétent, sur la base d'un bordereau. Les détruire sans cet accord est puni de trois ans d'emprisonnement et de 45 000 € d'amende (Code du patrimoine, article L214-3).
Un document mal détruit est-il une violation de données ?
Oui, s'il contient des données personnelles et qu'il peut être lu par un tiers. Si la violation présente un risque pour les personnes, elle doit être notifiée à la CNIL dans les 72 heures, et les personnes informées si le risque est élevé (articles 33 et 34 du RGPD).
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« Suis-je vraiment obligé d'avoir un destructeur pour être en règle avec le RGPD ? » C'est une question qu'on nous pose souvent. La réponse courte : non, le RGPD ne vous impose pas de posséder un destructeur, mais il vous demande de détruire tout document contenant des données personnelles de façon sûre et irréversible, au bon moment. On vous explique ce que dit le texte, combien de temps garder vos documents, et comment les détruire.
Que dit le RGPD sur les documents papier ?
Le RGPD (Règlement général sur la protection des données, en vigueur depuis mai 2018) ne s'occupe pas que du numérique : il couvre aussi le papier, dès qu'un document contient des données sur une personne (nom, adresse, salaire, santé…). Quatre articles vous concernent directement :
La limitation de la conservation (article 5) : les données ne se gardent que le temps nécessaire à leur usage, puis doivent être supprimées ou archivées.
La confidentialité (articles 5 et 32) : vous devez prendre des mesures « appropriées » contre tout accès non autorisé, y compris au moment où vous vous débarrassez des documents.
Le droit à l'effacement (article 17) : une personne peut demander la suppression de ses données, et vous devez pouvoir la réaliser, papier compris.
La violation de données (articles 33 et 34) : un document perdu ou jeté lisible est une fuite de données, avec ses obligations de déclaration.
Autrement dit : jeter une fiche client ou un bulletin de paie à la corbeille, tel quel, n'est pas conforme. Le document reste lisible, donc exploitable par n'importe qui.
Le RGPD oblige-t-il à avoir un destructeur de documents ?
Non : le RGPD n'impose aucun équipement précis. Il exige un résultat : des données irrécupérables. Pour du papier, deux voies :
Un destructeur de documents sur place : la solution la plus simple et immédiate au bureau, pour les documents du quotidien.
Un prestataire de destruction qui collecte vos archives ou les broie sur site, pertinent pour de gros volumes. Choisissez-le certifié NF EN 15713 et exigez un certificat de destruction, qui prouve que les documents ont bien été détruits.
Pour un usage quotidien, le destructeur reste la réponse la plus économique et la plus immédiate : le document est détruit au moment où il n'est plus utile, sans attendre une collecte.
Quel niveau de destruction pour être conforme ?
Le RGPD ne cite aucun niveau de la norme DIN 66399, mais le standard professionnel est clair :
Échelle P
P-3Données non personnelles : documents internes, notes, brouillons sans nom ni coordonnées.
Plus le niveau est élevé, plus les particules sont petites et le document impossible à reconstituer. Un destructeur à coupe droite (P-1, P-2) ne suffit pas : les bandes se recomposent. Les 7 niveaux et la façon de les lire sur une fiche produit sont détaillés dans notre guide de la norme DIN 66399.
Combien de temps conserver les documents avant de les détruire ?
Le RGPD interdit de garder les données « au cas où », mais d'autres textes imposent de conserver certains documents un temps minimum. La destruction intervient à la fin de cette durée. Quelques repères courants en entreprise :
Document
Durée de conservation
Pièces comptables, factures
10 ans
Bulletins de paie (double de l'employeur)
5 ans
Données de prospects
3 ans après la collecte ou le dernier contact
Candidatures non retenues
2 ans après le dernier contact
La CNIL publie des référentiels par secteur ; pour les autres documents, c'est à vous de fixer et de justifier une durée. Passé ce délai, la conservation elle-même devient un manquement.
Archives publiques : un visa avant toute destruction
Les collectivités, administrations et établissements publics suivent une règle de plus : leurs documents sont des archives publiques, et leur destruction passe par un visa d'élimination du service d'archives compétent (archives départementales le plus souvent), sur la base d'un bordereau qui liste les documents détruits. Détruire des archives publiques sans cet accord est puni de trois ans d'emprisonnement et de 45 000 € d'amende par le Code du patrimoine (article L214-3). Une fois le visa obtenu, la destruction elle-même suit les mêmes règles de sécurité.
Documents mal détruits : que risquez-vous ?
Un document nominatif retrouvé dans une poubelle, un carton d'archives perdu lors d'un déménagement : c'est une violation de données. Si elle présente un risque pour les personnes, elle doit être notifiée à la CNIL dans les 72 heures (article 33), et les personnes concernées doivent être informées si le risque est élevé (article 34).
Les amendes du RGPD ont deux paliers : jusqu'à 10 millions d'euros ou 2 % du chiffre d'affaires annuel mondial pour un manquement à la sécurité (article 32) ou à la déclaration d'une violation (articles 33 et 34), et jusqu'à 20 millions d'euros ou 4 % pour un manquement aux principes, comme garder des données trop longtemps ou mal protéger leur confidentialité (article 5). Dans chaque palier, le montant le plus élevé des deux est retenu. S'y ajoute l'atteinte à la réputation, souvent plus coûteuse encore sur la durée.
Comment se mettre en conformité concrètement ?
Définissez, pour chaque type de document, combien de temps il se garde.
Équipez les postes qui manipulent des données personnelles d'un destructeur P-4 minimum (coupe croisée), P-5 pour les services qui traitent des données sensibles.
Ne laissez jamais un document nominatif partir à la corbeille ou au recyclage classique.
Sensibilisez les équipes : la conformité tient d'abord au réflexe quotidien.
Pour les archives et les gros volumes, passez par un prestataire certifié et conservez ses certificats de destruction.
Quel destructeur pour le RGPD ?
Pour un bureau qui traite des données personnelles, ciblez un modèle P-4 à coupe croisée. Trois modèles, du poste individuel au petit service :
Destructeur de documents automatique coupe croisée P-4
Niveau de sécurité
Sécurité P4
Type de coupe
Coupe croisée
Capacité du collecteur
Corbeille 20 L
Capacité de destruction (70 g)
Détruit 7 feuilles A4 70g/m²
0
Pour un destructeur partagé par tout un service, un modèle à huilage automatique tient mieux la cadence : voir notre article sur les destructeurs à huilage automatique. Toute la gamme est dans nos destructeurs de documents. Un doute sur le niveau adapté à votre activité ? Appelez-nous au 02 41 79 04 52, on vous oriente vers le bon modèle.
